Back Office Manager

Mitgliederverwaltung, Beitrags- und Forderungsmanagement

Schlanke Verwaltung gesucht

Ob Einzelclub oder Fitnesskette - Ihre Mitgliederverwaltung muss schlank sein! Deshalb sind die branchenüblichen Mitgliedschaften mit all ihren speziellen Eigenarten schnell „mit ein paar Klicks“ anzulegen. 

Gleichzeitig kontrollieren Sie hier den größten Teil Ihrer Umsätze. Unsere Software ist sicher und revisionssicher, damit Sie die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GOB) erfüllen. Die Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung (z.B. Datev) unterstützt Sie dabei zusätzlich.

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„Eine sichere, zentrale und schlanke Verwaltung ist das Herzstück jedes erfolgreichen Unternehmens. Als aufstrebende Fitnesskette im Discountsegment setzen wir deshalb seit über 10 Jahren erfolgreich die Software von sysTeam ein!“

Jörg Grode (Day and Night Sports, Lahntal)

Mitgliederverwaltung

Hier bleiben keine Wünsche offen

Unser Kernprodukt existiert seit nunmehr 20 Jahren in der vierten Generation, wobei alle Erfahrungen von Generation zu Generation weitergegeben wurden. So sind über die Jahre unzählige Anforderungen unserer Branche in die Software eingeflossen und eine extrem effiziente Mitgliederverwaltung entstanden.

Standardfunktionen:

  • Einsatz in Einzelclubs oder -ketten (mandantenfähig)
  • Zentrale und dezentrale Mitgliederverwaltung
  • Stammdaten inklusive Bankverbindung
  • Historie über Stammdatenänderungen
  • Einzel-, Gruppen- und Firmenverträge
  • Standortübergreifende Mitgliedschaften
  • Ruhe- und Bonuszeiten
  • Auswertungen und Statistiken
  • Mailings mit direkter Word-Anbindung
  • ...

Besondere Funktionen:

  • Wochenbeiträge mit Baukasten-Abo
  • Servicepauschale (z.B. jährlich oder quartalsweise)
  • Automatische Beitragsanpassung
  • Firmenverträge (auch mit Splitting der Beiträge)
  • Separate Verwaltung von Rehasportmitgliedern
  • ...
  • Zahlreiche Schnittstellen (Interfaces)

Spezielle Funktionen für Sportvereine:

  • Abteilungsverwaltung
  • Meldelisten für den Landessportbund
Digitale Mitgliederakte

Papier und Hängeregister waren gestern

In der digitalen Mitgliederakte speichern Sie einfach alle Dokumente zu einem Mitglied chronologisch ab, die Sie bisher in Hängeregistern oder Aktenordnern abgelegt haben. So sind die Dokumente stets mit einem Griff bei der Hand, an jedem Arbeitsplatz und in jedem Ihrer Clubs.

Beispiele:

  • Mitgliedschaften
  • Studentenbescheinigungen
  • Ruhezeitanträge
  • Kündigungen
  • ...

Speziell in Fitnessketten können alle Dokumente per "Scan 2 Back Office" dezentral gescannt werden. Sie werden verzögerungsfrei in den Posteingang der zentralen Mitgliederverwaltung übertragen, wo sie bearbeitet und in der Mitgliederakte abgelegt werden. Der Versand entfällt, der Workflow ist ökonomisch perfekt.

Ökologische Perfektion erreichen Sie im Zusammenspiel mit den digitalen Formularen unseres Sales Managers - papierlos und umweltschonend!

Standardfunktionen:

  • "Scan 2 Back Office"
    Gescannte Dokumente landen direkt als PDF im Posteingang des Back Office Managers
  • Ablage von PDFs, E-Mails, Word-Dokumenten etc.
  • Papierlos mit dem Sales Manager
  • Kategorisierung und Kommentierung von Dokumenten
  • Zugriff nur für autorisierte Mitarbeiter
Mitglieder Report Manager

Auswertungen ohne Grenzen

Erstellen Sie sich einfach die Listen, die Sie wirklich benötigen! Im Mitglieder Report Manager können Sie alle Informationen der Mitgliederverwaltung filtern und analysieren. So erstellen Sie mit Leichtigkeit Ihre individuellen Auswertungen, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können.

Die Listen können Sie nach Excel exportieren, um sie weiter zu verarbeiten oder an den Mailing Service Ihrer Wahl zu senden. Selbstverständlich können Sie auch ihre eigenen Mailings per Word oder Outlook direkt aus dem Mitglieder Report Manager versenden.

Beispiele:

  • Zielgruppenmarketing
  • Provisionsauswertungen
  • Postleitzahlenverteilung
  • Geburtstagslisten
  • ...
Beitragsmanagement (Debitorenbuchhaltung)

So sicher wie Fort Knox

Was die Beiträge und Zahlungen angeht, so arbeitet unser Back Office Manager wie eine Debitorenbuchhaltung, ohne dass Sie dafür eine buchhalterische Ausbildung benötigen. Jeder Umsatz wird eindeutig auf ein Mitgliedskonto (Debitor) gebucht und eingehende Zahlungen werden dagegen gebucht - natürlich gemäß GOB.

Standardfunktionen:

  • Wochen-, Monats- und Jahresbeiträge
  • Zyklische Servicepauschalen
  • SEPA-Lastschriftlauf
  • Lastschriftgruppen
  • Einzug auf unterschiedliche Konten
  • Rechnungsversand per E-Mail
  • Rücklastschriften-Schnellerfassung

Erweiterte Funktionen:

  • Rechnungslauf für Firmenkunden
  • Abgrenzung der Jahreszahler
  • Debitoren Kontoauszug
  • Beitragszahlungen am Front Office
  • Zutrittssperre bei fälligen Beiträgen (Control Manager)

Spezielle Funktionen für unsere Schweizer Kunden:

  • ESR-Scheine
  • Zahlungen am SIX-Terminal
Forderungsmanagement und Inkasso

Offene Beiträge - sicher ärgerlich, aber kein Problem

Es sind letztlich immer die wenigen Mitglieder, die ihre Beiträge nicht pünktlich oder auch nach Aufforderung nicht zahlen, die den Verwaltungsaufwand und den Ärger erhöhen. Mit dem Back Office Manager haben Sie die offenen Beiträge jedoch im Blick und können diese konsequent anmahnen, bis hin zur Inkasso-Übergabe.

Standardfunktionen:

  • Mehrstufiges Mahnwesen inklusive Gebührenberechnung
  • Mahntexte in Word einfach anpassbar
  • Gesamtfälligstellung der Beiträge bis zum Vertragsende
  • Sperre der Mitglieder am Front Office und am Drehkreuz
  • Inkasso-Übergabe per Schnittstelle (Interfaces)
Finanzbuchhaltung (Datev)

Die Königsdisziplin

Ihr Steuerberater wird es lieben, wenn Sie ihm am Monatsende keinen Berg von Listen und Belegen schicken, sondern alle Umsätze ordentlich vorkontiert, abgegrenzt und in einer einzigen Datev-kompatiblen Datei senden.

Dank der Debitorenbuchhaltung unter Berücksichtigung der GOB sind Ihre Finanzbuchhaltung (Datev) und die operative Buchhaltung (Back Office Manager) stets synchron, d.h. Sie können alle kumulierten Buchungsvorgänge der Datev im Back Office Manager nachvollziehen und die entsprechenden Journale jederzeit liefern.

Gerne besprechen wir diese Punkte direkt mit Ihrem Steuerberater!

Notwendige Funktionen:

  • Debitorenbuchhaltung
  • Monatsabschluss
  • Journalisierung der Buchungsvorgänge
  • Abgrenzung der Jahreszahler
  • Historische OP-Listen (Offene Posten)

Ihre Vorteile:

  • Vorkontierung aller Umsätze
  • Einfache Übergabe an das Steuerbüro
  • Personal- und Kosteneinsparungen
  • Vorbereitet auf die Betriebsprüfung